• Derecho de consulta o acceso: derecho del titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.
• Quejas y reclamos: la ley contempla el reclamo a la corrección, a la supresión, a la revocación y a la infracción.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria de Protección de Datos
• Derecho a presentar ante la SIC quejas por infracciones: el titular o causahabiente solo podrá elevar queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

II. Atención a los titulares de datos.

GRUPO SOLAIRE SAS designó al SR WILSON CASTRO, como el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de los datos puede ejercer sus derechos. Correo electrónico: solaire@solaire.com.co – Teléfono: +57 315 5419130

III. Procedimientos para ejercer los derechos del titular.

Derecho de acceso o consulta.

Según el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en 2 casos:

Al menos una vez cada mes calendario.

Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motive nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, GRUPO SOLAIRE SAS solamente podrá cobrar al titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la SIC, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a GRUPO SOLAIRE SAS enviando, mediante correo electrónico a: protecciondatos@solaire.com.co, indicando en el asunto (ejercicio del derecho de acceso o consulta), o a través del correo postal remitido a la CARRERA 38 # 13 – 120 Yumbo, Valle Yumbo, Valle, la solicitud deberá contener los siguientes datos: 

• Nombre y apellidos del titular.
• Fotocopia de cedula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que los representa, así como el documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada cuando corresponda.

El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para obtener la información solicitada:

• Visualización en pantalla.
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o Telefax.
• Correo electrónico u otro medio electrónico.
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento ofrecido por GRUPO SOLAIRE SAS. Una vez recibida la solicitud, GRUPO SOLAIRE SAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuera posible atención consulta dentro de dicho término, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley Estatutaria de Protección de Datos.

Una vez agotado el trámite de consulta el titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC.

Derechos de quejas y reclamos.

El titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a GRUPO SOLAIRE SAS enviando mediante email a: Info@solaire.com.co, indicando en el asunto, o a través del correo postal remitido a: CRA 31 # 10 – 130 Yumbo, Valle. La solicitud deberá contener los siguientes datos. 

• Nombre y apellidos del titular.
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditado de tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos una leyenda que diga (reclamo en trámite) y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles.

Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

GRUPO SOLAIRE SAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 15 días hábiles contando a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el titular o causahabiente podrá elevar una queja ante la SIC. 

IV. Medidas de Seguridad.

GRUPO SOLAIRE SAS con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal G de la Ley Estatutaria de Protección de Datos, ha implementado medidas técnicas , humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Por otra parte; GRUPO SOLAIRE SAS mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por el GRUPO SOLAIRE SAS que están recogidas y desarrolladas en su manual interno de seguridad.

I. Transferencias de datos a terceros países

De acuerdo con el título VIII de la Ley Estatutaria de Protección de Datos se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la SIC, sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá con se trate de:

• Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter medico cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación que le resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la SIC proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiera la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

II. Vigencia.

Las bases de datos responsabilidad GRUPO SOLAIRE SAS serán objeto de tratamiento durante el tiempo razonable y necesario para la finalidad para la cual son recados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento. Y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. GRUPO SOLAIRE SAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contra actual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de dato ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.